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Interview, oder Jakob Bielings Organisation

1 September 2010

Im heutigen Interview berichtet Dipl.-Inform. Jakob Bieling von seinen Erfahrungen im ersten Arbeitsjahr nach der Uni. Er geht dabei auf die organisatorischen Herausforderungen ein, die sich durch den Eintritt ins Arbeitsleben ergeben und wie er mit diesen umgegangen ist. Detailliert beschreibt Jakob, wie er sein eignes Organisationssystem entwickelt hat, denn nur ein persönliches System kann auch wirklich funktionieren. Ganz besonders wichtig war ihm dabei, dass alle Informationen an genau einem Ort abgelegt und wiedergefunden werden können.

Jakob arbeitet zur Zeit als wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Universität Bonn und promoviert im Fach Informatik.

Das Interview

Der Job, oder was ist Dein Tätigkeitsbereich?

Nach dem Studium habe ich mich entschlossen weiterhin an der Universität zu bleiben. Zum einen halte ich dort vorlesungsbegleitende Tutorien und zum anderen, was den größeren Teil der Arbeitszeit ausmacht, arbeite ich in Projekten für verschiedene Firmen und Institutionen mit.

Die Veränderung, oder was sind die Herausforderungen am Anfang?

Die wohl größte Veränderung liegt in der Zeit, die einem für die alltäglichen Dinge zur Verfügung steht. Während des Studiums hat man einmal die Woche eingekauft, alle paar Wochen die Wäsche gewaschen und noch zugesehen, dass man die Übungszettel für die Klausurzulassung gelöst hat. Hier hat man sich mehr oder weniger reingehängt, je nach dem wie es einen interessiert hat. Den Rest der (zugegebenermaßen recht üppigen) Freizeit hat man dann mit Sachen verbracht, die einen gerade interessierten. Sei es Programmieren, sich sportlich betätigen oder gemeinsam mit Freunden etwas unternehmen. Termine gab es im Prinzip keine, abgesehen von den wöchentlich festen Vorlesungs- und Übungszeiten. Diese hatte man dann auch ohne Terminplaner immer recht gut im Kopf.

Mit einer Vollzeitbeschäftigung wurde das natürlich alles anders. Man wusste es vorher gar nicht richtig zu schätzen: von dem Tag bleibt nun nicht mehr so viel Zeit übrig, so dass man sich schon ganz genau überlegt, was man damit anstellt. Dass hierbei manche Aktivitäten etwas eingeschränkt werden müssen, versteht sich dann fast schon von selbst. Projekte, die man eher aus Spaß verfolgt hat, fallen hier zuerst aus dem Zeitplan. Aber selbst sinnvolle Vorhaben, wie zum Beispiel das Anbringen einer ordentlichen Deckenlampe, schiebt man aus Zeitmangel schon eher vor sich her. Hinzu kommt, dass es weitaus mehr Dinge gibt, an die man denken muss. Zudem sind das dann meist Termine, die sich nicht in mehr oder minder festen Intervallen wiederholten. Denn solche ließen sich ritualsmäßig meist in den Tages- und Wochenablauf einbauen. Bei Treffen mit Studenten funktioniert das hingegen nicht. Durch diese neue Vielzahl an Terminen wird ein Organisationssystem notwendig, das mir zum einen einen Überblick über meine Termine verschafft, um keine Terminkonflikte entstehen zu lassen. Zum anderen steht aber natürlich die Erinnerung an diese Termine im Vordergrund. Ein Terminplaner aus Papier, den ich stets bei mir tragen würde, erfüllt demnach nur die Hälfte meiner Anforderungen.

Die Organisation, oder was sind die wichtigsten Bereiche Deiner Planung?

Die Planung ist im Grunde sehr simpel. Am wichtigsten ist es, dass ich immer Zugriff auf meine Termine, ToDos und Notizen habe; sowohl, um stets neue Termine etc. hinzuzufügen, als auch, um an eben solche erinnert zu werden.

Die Fehler, was läuft am Anfang schief, wenn man sich organisieren will?

Natürlich ist man selbst eine Fehlerquelle. Versucht man sich in ein neues Organisationssystem einzufinden, fällt das anfangs schwer. Doch hat man sich erst einmal daran gewöhnt, Termine und Notizen so abzulegen, dass man später erinnert wird bzw. weiß, wo man nachschauen muss, merkt man auch, dass das System funktioniert.

Es kommt jedoch erschwerend hinzu, dass es neben dem konventionellen Terminplaner aus Papier auch unzählige Programme gibt, die einem dabei helfen wollen, sich zu organisieren. Things, OmniFocus, Remember the Milk, Evernote sind nur einige davon, jedes mit seinem mehr oder weniger weiten Anwendungsgebiet. Hier muss man sich zunächst diejenigen Anwendungen herauspicken, die einen selbst am besten unterstützen. Ich musste feststellen, dass es nicht ausreicht, Empfehlungen anderer Leute zu lesen. Man muss es selbst ausprobieren und schauen, ob es zu einem passt. Das kann mitunter sehr lange dauern. So stehe ich nun ein Jahr nach dem Einstieg ins Arbeitsleben an dem Punkt, dass ich weiss, welche Tools ich benutzen möchte. Die Eingewöhnung ist jedoch noch im Gange.

Das System, oder welches System, Hardware, Software setzt Du ein?

Meine Organisation stützt sich auf drei Programme: Evernote, Things und iCal (Kalenderprogramm von Mac OS X). Jedes davon deckt hierbei einen ganz bestimmten Bereich ab: Evernote verwende ich, um verschiedene Notizen an einem zentralen, durchsuchbaren Ort sammeln zu können. Da diese Notizen online abgelegt sind, habe ich jederzeit und überall darauf Zugriff. In Things speichere ich sämtliche ToDos, die keinen festen Termin haben. Hierbei lässt mich Things meine ToDos einteilen in Aufgaben, die möglichst heute (oder auch morgen) erledigt werden sollen, solche die demnächst anstehen, und schliesslich die, die irgendwann mal erledigt werden sollen. Zu guter Letzt trage ich in iCal alle Termine ein, die festen Zeiten unterliegen und durch die eher grobe Einteilung von Things nicht gründlich erfasst werden würden. Die Daten von Things und iCal werden hierbei zentral auf einem Arbeitsrechner abgelegt, der über eine verschlüsselte Verbindung vom Internet erreichbar ist. So kann ich von jedem Computer und Smartphone, auf dem diese Programme installiert sind, auf alle Daten zugreifen.

Dein Rat, was empfiehlst Du allen, die am Anfang ihrer Organisation stehen?

Zunächst sollte man sich darüber im Klaren sein, wo man seine persönlichen Daten ablegen möchte und wo nicht. Privatadressen, PINs, Passwörter oder ähnlich sensitive Daten sollten so abgelegt sein, dass andere Personen keinen Zugriff darauf haben — am besten also auf einem eigenen Server. Anschließend, sollte man sich einfach selbst die verschiedenen Möglichkeiten, die noch übrig bleiben, anschauen und vor allem selbst ausprobieren. Foren und Benutzermeinungen können hierbei insofern hilfreich sein, dass eventuell relevante Schwächen und Stärken der Programme herausgestellt werden. Man sollte auch stets im Hinterkopf behalten, wofür die Programme eingesetzt werden sollen. Für mich war es wichtig, dass es für jede Information (Termin, ToDo, Notiz etc.) genau einen Ort gibt, an dem ich suche. Welche Information ich in welches Programm eintrage, habe ich hierfür ziemlich genau festgelegt. Zu guter Letzt sollte der Aufwand, der in die alltägliche Benutzung dieser Programme gesteckt wird, deutlich im Hintergrund stehen. Dazu zählt neben der Zeit, die in das Eintragen solcher Termine etc. fließt, auch die Zeit, um eben diese wieder zu finden. Das Einordnen in Kategorien hilft hier. Inwiefern man davon aber Gebrauch macht, sollte jeder für sich selbst abwägen. Tief verschachtelte Kategorien anzulegen, nur weil ein Programm das unterstützt, kann der falsche Weg sein. Kurzum, man sollte darauf achten, dass die Programme einen bei der Organisation lediglich unterstützen. Der eine landet am Ende seiner Überlegungen vielleicht bei einem konventionellen Terminplaner, der andere bei einer Vielzahl von Programmen.

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