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Geregelte E-Mail-Zeiten, oder Mythen der Organisation

7 Januar 2010 8 Kommentare

Homer Simpsons Fähigkeiten effizient zu arbeiten habe ich bereits mehrfach als leuchtendes Beispiel auf ueberallbuero.de beschrieben. Eine ganz besondere ist seine Konzentrationsfähigkeit. Homer gelingt es auf geradezu zen-buddistische Art jegliche äußeren Reize zu ignorieren. Dies spiegelt sich schon in einfachen Zitaten von Homer wieder: „Kann nicht sprechen … esse“ oder „Kann Familie nicht töten … esse„.

Mir fehlt diese Stärke und so muss ich mich täglich neu überwinden konzentriert zu arbeiten. Doch wie geht das in Zeiten von E-Mail und Instant-Messaging? Oft lese ich den Ratschlag, diese Reizquellen nur zu geregelten Zeiten zuzulassen, wie zum Beispiel in dem Blog von David Gerlach und Angelika Stein „Die Ordnungsprofis„. Sie schlagen vor, nur morgens, mittags und eine Stunde vor Feierabend E-Mails zu bearbeiten.

Ich glaube, diese Strategie greift zu kurz und ist im Überallbüro unrealistisch. Wieso und wie man dennoch konzentriert an einer Aufgabe arbeiten kann, zeige ich in diesem Artikel.

Die Realität

Es ist natürlich richtig, sich nicht permanent von neuen E-Mails ablenken zu lassen. Jedoch ist es selten mit dem bloßen Lesen einer E-Mail getan. Häufig enthalten E-Mails Handlungsaufforderungen, die nicht in kurzer Zeit bearbeitet werden können. E-Mails der Art „Welche Kundennummer hat Herr Mustermann“ sind eher eine Seltenheit für Knowledge-Worker. Viele E-Mails kann ich erst nach einiger Recherche, Nachdenken oder Gesprächen mit Kollegen beantworten.

Aber E-Mails haben für uns Knowledge-Worker eine Bedeutung über bloße Nachrichten hinaus. Im E-Mail-Archiv sind viele Informationen gespeichert, auf die man während der täglichen Arbeit zugreifen muss. Ein Abschalten des E-Mail-Programms kommt damit nicht in Frage. Ferner vernetzen uns E-Mails und in zunehmende Maße auch Instant-Messaging uns mit der äußeren Welt. Wir können viele Aufgaben nicht mehr unabhängig von unseren Kollegen lösen. Auch deswegen ist es schwierig, das E-Mail-Programm gänzlich zu schließen.

Nicht ausreichende Strategie

Würde ich der vorgeschlagenen Strategie folgen, nur morgens, mittags und abends E-Mails zu bearbeiten, so wäre vermutlich schon nach dem morgendlichen E-Mail-Check mein Vormittag blockiert — und vormittags bin ich am produktivsten. Zusätzlich führt sie am tatsächlichen Problem vorbei. Es gibt neben E-Mails auch noch Telefon, SMS, Chat, Kollegen, die ein und aus gehen etc.

Persönliche Disziplin

Der 3x-am-Tag-Ansatz mag vielen helfen, die jeden Tag ähnliche E-Mails und Aufgaben bearbeiten, jedoch gelten für uns Knowledge-Worker andere Bedingungen. Wir müssen kommunizieren, wir fragen nach, wir tauschen uns aus und warten auf die eine wichtige E-Mail, um die aktuelle Aufgabe beenden zu können. Dies kann nicht nach dieser Strategie erfolgen.

Diese und ähnliche Strategien versuchen meinst etwas zu ersetzen, das viel hilfreicher, aber schwerer einzusetzen ist: Disziplin. Die Selbstdisziplin zu Widerstehen, jedem neuen Reiz nachzujagen ist zwar schwieriger, aber weitaus effektiver und für alle Arten von Störungen hilfreich.

Offline Welt

Der Grundgedanke des 3x-am-Tag-Ansatzes ist dennoch richtig. Möchte man sich voll und ganz einer Aufgabe widmen, so ist es oftmals hilfreich, Störquellen zu beseitigen und einfach mal offline zu sein. Jedoch sollte dies nicht nach einer starren Regel erfolgen, sondern unserer persönlichen Arbeitsweise entsprechen, wo und wann man es gerade braucht.

Auf diese Weise ist auch dieser Artikel entstanden: Zuerst sammelte ich alle notwendigen Bilder und Notizen, übertrug sie in eine neue Evernote-Notiz und schrieb danach dediziert in der Offline-Welt.

PS Ich schalte die Anzeigen der Anzahl ungelesener E-Mails in meinem E-Mail-Programm ab, so dass die Versuchung nachzuschauen gering bleibt.

Und Du? Wie beugst Du der Ablenkung durch E-Mails etc vor? Welche Software hilft Dir ? Lass die anderen Leser teilhaben und schreib einen Kommentar!

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8 Kommentare »

  • David Gerlach kommentierte:

    Hallo Herr Pustina,

    danke für den Bezug zu unserem Artikel. Im Grunde stützen Sie unsere Sicht ja. 🙂 Ihre Ideen, z.B. mit Evernote zu arbeiten, finde ich super und werde sie auch ausprobieren und dann noch einmal von meinen Erfahrungen berichten.
    Ich stimme Ihnen auch in dem Punkt zu, dass es natürlich von der eigenen Arbeitsweise abhängig ist, ob man nun doch das E-Mail-Programm ständig geöffnet braucht oder nicht. Viele kommen damit sehr gut zurecht. Ich handhabe es zur Zeit meist so, dass ich an bestimmten Tagen strikt diese „3x-am-Tag“-Regel einhalte, um bestimmte Zeiten einfach kreativ sein zu können. Aber natürlich kann man „kreative Zeiten“ auch nicht erzwingen, deswegen schwenke ich dann oft doch zum Überprüfen des Posteingangs, wenn ich merke „Kreativ-sein klappt grad eh nicht“. 🙂

    Beste Grüße
    David Gerlach

  • David Friedrich kommentierte:

    Hallo Lukas,

    bei uns im Büro (Finanzbranche) nutzen wir Notes. Für den der Notes nicht kennt, es wurde kurz nach der Kommunikation per Buschtrommel und Rauchzeichen erfunden. Also intuitive Benutzerführung geht heute Gott sei Dank anders, aber es bietet immerhin die Möglichkeit bei Posteingang einen nervigen Klingelton zu spielen, oder gar ein Popup-Fenster, welches sich über jegliche aktuelle Anwendung legt und diese bis zum Ok-Klick blockiert, einzublenden. Furchtbar! Und einige Kollegen nutzen das auch noch! Mit ein paar Handgriffen (ca. 3h Googelei) kann man diese „Benachrichtigungs-Optionen“ jedoch ausschalten.

    Ich muss sagen, dass ich eine ähnliche Strategie fahre, wie du sie beschreibst. Ich checke nicht laufend meine Mails, sondern arbeite konzentriert an der aktuellen Aufgabe – manchmal schalte ich sogar mein Telefon auf AB. Aber so alle 2-3 Stunden prüfe ich dann doch den Posteingang, meist wenn ich eine Sache beendet oder gerade Lust auf etwas anderes habe.
    Warte ich hingegen dringend auf eine Antwort kann das durchaus öfters sein.

    Grüße!

    PS: Lass eine Facebook-Gruppe „URL-Umlaute in Links auf Facebook“ gründen…

  • Lukas Pustina (Autor) kommentierte:

    @Herr Gerlach
    Ich sehe es genau so wie Sie, dass kreative Phasen nicht unterbrochen werden sollten. Der Unterschied unserer Ansätze ist jedoch die tatsächliche Anwendung, die abhängig von der eignen Arbeitsweise und den zu bearbeitenden Aufgaben ist. In meinem Fall sind E-Mails meist nicht in wenigen Minuten morgens zu bearbeiten. Aus diesem Grund konzentriere ich meine morgendliche Energie auf die wichtigsten Aufgaben des Tages, da dies meine kreativste Zeit ist.
    Hauptsache ist jedoch, dass man hier einen persönlichen Weg findet und nicht versucht sich eine Strategie aufzuzwingen, so wie Sie auch jeden Tag entscheiden, ob Sie Ihrem System folgen oder nicht.

    Ich freue mich auf Ihre Meinung zu Evernote,
    viele Grüße,
    Lukas Pustina

  • Lukas Pustina (Autor) kommentierte:

    @David
    Du beschreibst natürlich das Worst-Case-Szenario. Du wirst nicht nur von Deinen E-Mails abgelenkt, sondern der E-Maill-Empfang Deiner Kollegen sorgt für weitere Unterbrechungen.
    Ich denke nicht, dass starre Regeln auf Dauer hilfreich sind, sondern in der heutigen, schnelllebigen Welt immer bedarfsabhängig gehandelt werden muss. Es ist also genau richtig, seinen eigenen Ansatz zu finden. Du kannst und sollst Dich von den Erfahrungen anderer inspirieren lassen — wie es Überallbüro.de versucht — jedoch musst Du Dich selbst mit Deinem System wohlfühlen. Das scheint in Deinem Fall bereits gut zu funktionieren.

    Viele Grüße!

    PS Facebook ist leider nicht der einzige Dienst, der mit Umlauten Schwierigkeiten hat.

  • Christian kommentierte:

    Stimmt eigentlich, einfach mal die Benachrichtigung ausstellen könnte helfen. Bei der Gelegenheit habe ich auch gleich eingestellt, dass er nur noch alle 15 Minuten auf dem Server nach neuen Mails sucht. Wenn ich was erwarte, kann ich ja selber noch empfangen drücken …

  • Lukas Pustina kommentierte:

    @Christian: Sehr gut, das ist der richtige Weg. Aber geh doch noch einen Schritt weiter, Du hast es ja schon selbst gesagt: Wenn Du etwas erwartest, holst Du die E-Mails manuell ab.
    Also, schalte das automatische Abholen der E-Mails ganz aus und hol die E-Mails per Klick ab, wenn Du Zeit dafür hast. So unterbrechen die E-Mails nicht Deinen Arbeitsfluss.

  • Christian kommentierte:

    Wäre wohl konsequent – aber ich kenne mich. Dann würde ich alle 10 Minuten anfangen, in Mail Mails abzurufen. Irrational, aber wenn es alles rational ablaufen würde, müssten wir uns ja nicht selber überlisten 😉
    Ich lasse es erst mal bei den 15 Minuten und abgeschalteten Hinweisen auf neue Mails. Das langt wahrscheinlich schon. Wenn ich erst mal im Arbeiten bin, lasse ich mich eh nicht so leicht ablenken, aber der Weg dahin wird manchmal durch zu viel Ablenkung recht weit hehe

  • Alex kommentierte:

    Ich rufe E-Mails maximal alle 25 Minuten ab – d.h. zum Ablenken und zur erneuten Organisation und Priorisierung von Aufgaben.
    25 Minuten daher, weil ich mich genau diese Zeit auf eine Aufgabe Konzentriere (vgl. [1]) und anschließend kann sich mein Gehirn der so sehnlichst gewünschten Abwechslung widmen.

    [1] http://überallbüro.de/2010/01/konzentration-oder-nicht-ablenken-lassen/comment-page-1/#comment-260