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Das Archiv, oder wie man E-Mails nicht organisiert

24 November 2009 13 Kommentare

Das Parkinsonsches Gesetz besagt, dass die Zeit zum Erledigen einer Aufgabe mit der dafür zur Verfügung stehenden Zeit wächst. Zu dieser überraschenden Erkenntnis kam der Soziologe Cyril Northcote Parkinson bereits während der vierziger Jahre des letzten Jahrhunderts. Eine direkte Ableitung seines Gesetzes besagt, dass die Verwaltung einer Organisation die Tendenz habe, beliebig zu wachsen. Ab einem gewissen Punkt beschäftigt sich die Verwaltung ausschließlich mit sich selbst: Sie erzeugt und verschiebt nur noch eigene Aktenstapel und ist damit voll ausgelastet.

Wenn ich meinen täglichen E-Mail-Eingang betrachte, so habe ich manchmal das Gefühl, Teil einer solchen Verwaltung zu sein. E-Mails sind schnell, billig und unidirektional. Es ist viel leichter, eine E-Mail zu schicken als selbst nachzudenken, selbst zu recherchieren und sogar selbst zu entscheiden. Dennoch sind E-Mails ein sehr nützliches Werkzeug und mit der Zeit entsteht in jedem Postfach eine beträchtliche Wissensdatenbank. Doch wie organisiert man diese Wissensdatenbank, wie zapft man sie schnell an? In diesem Artikel stelle ich vor, wie ich meine E-Mails verwalte, ohne den Überblick zu verlieren.

OrdnerstrukturFrüher habe ich versucht, diese Fragen mit Ordnern zu beantworten. Für meine Kunden, meine Freunde, meine Kochrezepte, meine Service-Anfragen etc. gab es jeweils einen Order, in dem ich jede E-Mail nach der Bearbeitung einsortiert habe. Suchte ich ein Kochrezept, so konnte ich direkt im dazugehörigen Ordner nachschauen.

Diese Ordnerstruktur neigt jedoch dazu zu wachsen und mit zunehmender Anzahl an E-Mails sucht man immer länger. Die liegt daran, dass dieser Ordnungsansatz von zwei falschen Annahmen ausgeht:

1. E-Mails lassen sich genau einer Kategorie zuordnen.
2. E-Mails behandeln immer nur ein einziges Thema

Gehört ein Kochrezept von Michael in den Ordner Michael oder Kochrezepte? Oder doch in den Ordner Kochabendplanung, weil Michael gleichzeitig zum Rezept auch einen Termin für das Nachkochen vorschlägt? Egal wie ausgefeilt die Ordnerstruktur auch ist, sie scheitert grundsätzlich an diesen falschen Annahmen.

Moderne E-Mail-Programme wie Apples Mail oder Mozillas Thunderbird erstellen über alle E-Mails einen Volltextindex. Das heißt, eine E-Mail lässt sich nach allen Wörtern und sogar Eigenschaften wie Sender, Empfänger, mit oder ohne Anhang, Datum etc. suchen. Ich kann damit meine E-Mails nach allen Kategorien und nach allen Themen durchsuchen. Aus diesem Grund gibt es in meinem E-Mail-Programm nur einen einzigen Order: Das Archiv. In diesen Ordner kommen alle E-Mails, die bearbeitet worden sind.

Natürlich gestaltet sich die Suche nach E-Mails nicht einfach. Ist der Suchbegriff zu allgemein, findet man zu viele E-Mails. Ist er zu speziell, findet man nicht alle relevanten E-Mails. Dennoch ist die Suchzeit sehr viel geringer als die Zeit, die für das Einzusortieren und Wiederauffinden anfällt. Bestes Beispiel für dieses Verfahren ist Google-Mail, das von Anfang an ohne Ordner entwickelt worden ist.

Probiert es doch mal aus. Aber keine Schummeleien: Damit dieses Verfahren funktioniert, muss man den gedanklichen Schritt machen und die Ordner aufgeben; sonst klickt man sich doch wieder nur durch seine Ordnerstruktur.

Übrigens kommen auch alle meine gesendeten E-Mails ins Archiv. Mit Hilfe der Ansichtsoption „Nach Themen gruppieren“ werden von mir geschriebene E-Mails passend mit den empfangen E-Mails angezeigt, so dass es leicht möglich ist, einen Gesprächsverlauf zu rekonstruieren.

Und Du? Wie organisierst Du Deine E-Mails? Welche Software hilft Dir? Lass die anderen Leser teilhaben und schreib einen Kommentar!

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13 Kommentare »

  • Stephan kommentierte:

    Witzigerweise nutze ich die Archivfunktion im privaten Umfeld wie von Dir beschrieben.
    Im beruflichen Umfeld aber schiebe ich schon die Mails in viele hierarchische Ordner, bis die Vorgänge dann komplett im DMS landen. Das mag an Lotus Notes liegen oder einfach an der Tatsache, dass man mit einem Archiv und Volltextsuche nur bis zu einem gewissen Mass sein Umfeld abbilden kann.
    Wie gesagt, privat klappt das prima ,-)

  • Ludren kommentierte:

    Um diesen Artikel zu lesen musste ich drei Links folgen.
    Nenne ich nicht gerade komfortabel 🙁

  • Lukas Pustina kommentierte:

    Hallo Stephan,
    wie genau unterscheidet sich das „Umfeld“ zwischen privaten und beruflichen E-Mails? Es würde mich interessieren welche Erfahrung Dich dazu bewogen hat, zu unterscheiden. Vermutlich spielt das Dokumenten-Management-System eine große Rolle bei Deiner Entscheidung, denn dort wird im Allgemeinen ja auch ein Volltextindex erstellt.
    Kannst Du Dein Verfahren ein bisschen genauer beschreiben?

  • Lukas Pustina kommentierte:

    Hallo Ludren,
    ich gebe Dir Recht, das sollte schneller gehen. Welchen Weg hast Du denn zum Artikel genommen bzw. was waren die drei Links?

  • Stephan kommentierte:

    @Lukas: na, im Büro sitze ich 8-12 Stunden am Tag und habe dort einen recht hohen Parallelisierungsgrad der Aufgaben.

    Daheim ist zum Glück nicht so viel los und daher ist auch die Notwendig zur strukturierten Ablage nicht so sehr gegeben.

    Ich versuche Beruf und Privat zu trennen, um eben nicht ständig mit den Gedanken um den Job zu kreisen.

    Dazu kommt, dass ich (m)einer Vertretung nicht zumuten möchte/kann, in einem Haufen Mails zu suchen 😉

  • Ben kommentierte:

    Hoi,

    ja, das mit den Google Tags ist genial! Ich lasse neue Mails mit einem oder mehreren Tags versehen und archiviere sie gleich. Damit sehe ich sofort, wo neue Mails sind – und in meinem Posteingang landen nur noch sonstige Mails.

    [++] sollte jeder nutzen!

  • Marc kommentierte:

    Ich denke auch grade über eine mittelgroße bis schwere Umstrukturierung meiner Mails nach. Bislang verfolge ich den „klassischen Ansatz“ mit hierarchischen Verzeichnissen. Ich spiele zudem grade ein wenig mit alternativen Mail-Programmen, genauer: Postbox, da fehlen mir nur bislang die Smart Collections.
    Mein bisheriger Favorit ist, wie bisher, Mail.app – in Kombination mit MailTags. Der Plan: Alle Mails taggen und ab ins Archiv. Da ich nicht sicher bin, ob ich tatsächlich ganz ohne visuelle Strukturierung auskomme, bieten sich wohl die „Intelligenten Postfächer“ in Mail.app an. Hier könnte man auch mehrere Tags kombinieren…
    Die endgültige Umsetzung: noch offen 😉

  • Andreas kommentierte:

    Früher hatte ich Ordner und das gleiche Problem wie Du. Ich habe prinzipiell nichts gefunden und dann doch die Suche benutzt. Dann hat mich vor Jahren ein Kollege auf die Idee gebracht, alles in einem Ordner zu lassen, dem Eingang. Na toll, Zero Inbox ade…

    Aber es geht!

    Mails zu taggen hatte ich auch schon überlegt, oder die Kategorien bei Entourage… ist aber alles das gleiche wie mit Ordnern, nur auf einer anderen Basis. Dann ist halt die Mail nicht mehr im falschen Ordner, sondern hat das falsche Tag und ich verwende wieder die Volltext Suche.

    Da ich von Hause aus allergisch gegen proprietäre Formate bin, war mir *.pst schon immer suspekt. Zumal mein Chef des öfteren Probleme mit der 2GB Grenze hatte und so weiter 😉

    Und dann kam eines Tages in Don MacAllister’s SCO (darf man hier Werbung machen?) ein Bericht über MailSteward. Das App ist nur noch genial (und bis 15000 Mails kosten frei!).

    Hiermit werden die Mails in einer SQLite DB gespeichert und können jeder Zeit wieder als mbox oder eml exportiert werden. Es kann nach Gott und der Welt gesucht werden (From: To: Date: Subject: All…) und das Ding ist flink: in meinen 6500 Malis mal kurz nach zum Beispiel Apple gesucht dauert etwa 3 Sekunden und bringt 362 Ergebnisse, toll! Aber ich schweife ab…

  • Michal kommentierte:

    Interessanter Artikel da ich schon während des Studiums merkte, dass mich Ordnerstrukturen nicht wirklich weiter bringen. Seit einigen Jahren gehe ich sogar so weit, dass ich Privat wie auch Geschäftich nur noch einen kompletten Ordner pro Jahrgang anlege und dort alle Mails hineinwerfe.
    Ehrlichgesagt war mir von anfang an nie klar, warum man überhaupt Ordner benutzt wenn es doch die Volltextsuche gibt.
    Gefunden habe ich über diese Funktion noch jede Mail da man auch bei speziellen Themen immer mindestens ein oder mehrere Attribut(e) kennt:

    – Absender
    – Datum
    – Betreff
    – Inhalt der Mail

    Von daher macht für mich eine Ordnerstruktur überhaupt keinen Sinn.

    Ist das nicht ähnlich wie mit Leitzordnern? Da habe ich auch noch nie „Die Perfekte“ Struktur gefunden…

  • Lukas Pustina kommentierte:

    Hallo Michael,
    ich denke der Hauptgrund für das Nutzen von Ordnern liegt darin, dass die gängigen E-Mail-Programme die Volltextsuche erst seit einiger Zeit unterstützen. Bis dahin konnte man nur nach Absender und Betreffzeile suchen, jedoch nicht nach Inhalt.

    Papierordner lassen sich leider nicht direkt per Volltext durchsuchen. Ich habe jedoch auch nie die perfekte Struktur für Papier gefunden. Papier ist nun mal physisch und kann deshalb immer nur an einer Stelle bzw. nach einem Kriterium abgelegt werden; und gerade danach sucht man nicht.
    Seit einiger Zeit nutze ich deshalb einen Dokumentenscanner mit Schriffterkennung und Evernote, so dass ich mein Papier digitalisiere und dann automatisch verschlagworte. Mehr dazu in Scansnap, oder der papiertragende Überallelefant.

  • Oliver A. kommentierte:

    Hallo Lukas,

    ein bisschen verspätete Antwort, aber ich habe auch erst vor paar Tagen deinen Blog+Newsletter entdeckt :-). Finde den Blog super!

    Was Emails angeht, benutze ich GoogleMail und Inbox Zero. Alle Mails, die direkt beantwortet/bearbeitet werden können, beantworte/bearbeite ich direkt; der Rest wird in Google Calendar eingespeist. Somit kann ich auch selbst setzen, wann ich genau eine Mail beantworte (z.B. kann es sein, dass ich sowieso eine Woche warten muss, bis ich mehr Infos bekomme). Bei prioritätslosen To-Do-Lists kann es sein, dass ich eine wichtige Aufgabe vergesse, da ich mich um die anderen, kleineren Sachen kümmere, daher stelle ich alles in Google Calendar rein, damit auch eine Zeit/Deadline gesetzt wird.

    Ich habe für Privat und für Arbeit je ein GoogleMail/App Account. Privat habe ich nur Inbox und Archiv.

    Bei der Arbeit verwalte ich 3 Accounts, da ich 3 Funktionen habe. Doch nur 1 Funktion ist meist dringend – diese Mails kommen in die GoogleMail Inbox. Die Mails von den beiden anderen Accounts werden entsprechend ge-tagged und überspringen die Inbox, diese Tags checke ich 1 Mal am Tag und bearbeite diese dann auf einmal. Denn sonst wäre es zu viel Ablenkung.

    Da meine Mails und Google Calendar (inkl. Tasks) online sind, bin ich eigentlich an jedem Computer einsetzbar, so lange es Internet gibt. Auch ohne Internet bin ich an meinem Heimcomputer arbeitsfähig (da GoogleMail ja eine – halbwegs funktionierende – offline-Funktion hat).

    Grüße,

    Oliver

  • Organisiert.info kommentierte:

    Hallo,
    guter Artikel. Da ich pro Tag 60-100 neue Mails bearbeite und auch verwalten muss, ist meine Methode sehr simpel. Hab dazu einen Artikel verfasst:
    http://organisiert.info/sortierst-du-noch-oder-archivierst-du-schon/