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Arbeitsplanung, oder das Was und Wann

19 Oktober 2009 12 Kommentare

Homer Simpson ist ein viel beschäftigter Mann. Obwohl er allgemein als unterbelichtet gilt, war Homer bereits Sicherheitsfachmann in einem Atomkraftwerk, NASA Astronaut, Bodyguard, Fahrzeugentwickler, Profikiller, Internet-Service-Provider, Mafiaboss und Polizeichef [(engl.)]. Man kann sich vorstellen, dass es eine schwierige Herausforderung ist, diese vielen Tätigkeiten unter einen Hut zu bringen ohne etwas zu vergessen.

Wie Homer Simpson dies bewältigt ist sein Geheimnis. Jedoch auch unsere tägliche Arbeit ist meist so umfangreich, dass ohne Koordination Aufgaben verloren gehen. In diesem Artikel als Teil der Serie Arbeitsplanung beschreibe ich, wie ich sowohl meine Projekte und Aufgaben, als auch meine Zeit plane, ohne dass Aufgaben vergessen werden. Im ersten Teil dieser Serie „RTM, oder denk an die Milch“ habe ich  gezeigt, wie man seine Aufgaben ortsunabhängig und jederzeit zugreifbar verwaltet.

Grundsätzlich gibt es bei der Arbeitsplanung zwei Dinge zu verwalten: 1. Die Arbeit, welche man erledigen möchte und 2. die Zeit, die man dafür braucht.

Die Arbeit

Es geht sicherlich vielen Lesern so wie mir, ich arbeite selten an nur einem Projekt, sondern habe immer mehrere Baustellen. Um keine Aufgabe zu vergessen, ist die erste Regel der Arbeitsplanung das Aufschreiben. Aufgaben müssen festgehalten werden, denn sonst fallen sie, wie ein Stapel Papier vom übervollen Schreibtisch, aus unserem Gehirn heraus. Um die Übersicht über meine Aufgaben zu behalten, ist die zweite Regel der Arbeitsplanung das strukturierte Ablegen der festgehaltenen Aufgaben. Dazu nutze ich ein dreigliedriges System. Eine Aufgabe ist immer Teil eines Projektes, welches immer Teil eines Ziels ist.

Ziele sind allgemeine Verantwortungsbereiche, zum Beispiel die Pflege meines Blogs. Dazu gehört es, neue Artikel zu schreiben und die Blog-Seiten zu pflegen. Das Veröffentlichen eines Artikels besteht aus mehreren Teilaufgaben, die ich eine nach der anderen abarbeite.

Natürlich kann man bei größeren Projekten nicht alle Teilaufgaben von Anfang an konkret benennen, da sich das Projekt entwickelt und man viele Probleme und Aufgaben noch gar nicht kennt. Man sollte ruhig alle Aufgaben, wie vage sie auch sind, festhalten und ablegen. Sie werden sich mit Fortschreiten der Projektzeit konkretisieren. Wichtig ist es aber, dass man die nächste Aufgabe, den nächsten Schritt konkret benennen kann. Nur eine konkrete, lösbare Aufgabe kann auch abgearbeitet werden. Deswegen ist Regel drei das Sicherstellen einer lösbaren, konkreten Aufgabe, die man als nächsten Schritt eines Projektes abarbeiten wird.

rtm_ziele_s

Für die Verwaltung meiner Aufgaben nutze ich Remember the Milk. Remember the Milk zwingt keine Organisationsmethoden auf, sondern passt sich meiner persönlichen Art so wie ich es brauche an. RTM kennt nur Aufgaben, die man mit Tags leicht strukturieren kann. Ziele lege ich durch eine Aufgabe an, die als erstes Zeichen ein ‚+‘ hat. Zum Beispiel +eigadget. Die Projekte eines Ziels tragen als erstes Zeichen ein ‚.‘ im Namen: Zum Beispiel .ei_artikel. Dieses Projekt-Tag wird an alle Teilschritte des Projekts vergeben. Die als nächste zu lösende Aufgabe wird mit dem Tag @next markiert. Dadurch kann man sich die nächsten Schritte aller Projekte leicht aufzeigen lassen.

Sind alle Aufgaben erledigt, lösche ich die verbleibende Projektaufgabe und schließe das Projekt damit ab.

rtm_projekte_s

Die Zeit

Neben der Verwaltung der Aufgaben muss man ebenfalls planen, wann die Aufgaben erledigt werden sollen. Kleinigkeiten, wie das Vereinbaren eines Arzttermins, kann man zwischendurch machen, aber komplizierte Aufgaben wie das Schreiben eines Artikels benötigen dedizierte Zeit und Konzentration.

Einmal pro Woche, meist ist dies sonntags, gehe ich meine Projekte durch und überlege, welche der nächsten Teilschritte ich in der kommenden Woche anpacken will. Fällt es mir dabei schwer, abzuschätzen wie lange ich für die Erledigung einer konkreten Aufgabe brauchen werde, verlasse ich mich auf meine Intuition. Wenn die Aufgabe innerhalb der geplanten Zeit nicht schaffe, sortiere ich sie wieder in mein System ein.

Kalender_Zeit_s

Für die konkrete Zeitplanung nutze ich einen digitalen Kalender wie Google Calender oder iCal für Mac OS X. Sie bieten den Vorteil, dass man mehrere, unabhängige Kalender definieren kann, um private von geschäftlichen Terminen zu trennen. Für die Zeitplanung setze ich einen Kalender namens Zeit ein, mit dem ich mir für jeden Tag Termine einplane, während derer ich meine Wochenaufgaben bearbeite. Für Kleinigkeiten, wie die Absprache eines Arzttermins, plane ich während des Mittagstiefs eine Stunde für Kleinigkeiten ein.

Die Arbeitsplanung

Dieser Artikel gibt eine Übersicht, wie ich versuche Homer Simpsons Emsigkeit nachzueifern. Ich nutze diese Methode auch für mein Privatleben. Natürlich ist sie meine ganz persönliche Methode und jeder sollte sich genügend Freiheit nehmen, seine eigene Methode zu entwickeln. Wenn Ihr Fragen, Anregungen oder eigene Methoden habt, dann schreibt mir oder stellt einen Kommentar ein, so dass wir unsere Methoden gemeinsam verfeinern können.

Im nächsten Artikel dieser Serie werde ich beschreiben, wie man die einzelnen Aufgaben tatsächlich umsetzt bzw. erledigt, seine Motivation dabei aufrecht erhält und was man manchen kann, wenn einem die Arbeit trotz Planung über den Kopf wächst.

Verwandte Artikel:

  1. Ideen sind überall, oder auf Hemingways Spuren
  2. RTM, oder denk an die Milch

Weiterführende Literatur:

  1. Zen to Done„, ein sehr nützliches und leicht zu lesendes eBook zum Thema Zeitmanagement. Leider ist es nicht besonders gut aus dem Englischen übersetzt.
  2. „Getting Things Done“, sehr gute Anregungen, wie man seine Aufgaben verwalten soll. Die vorgeschlagenen Techniken müssen aber  für die Welt des Überallbüros angepasst werden.
    (engl.) (deutsch)
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12 Kommentare »

  • Hauke kommentierte:

    Danke für den tollen Artikel.

    Momentan nutze ich für einen großen Teil meines Produktivitätssystems die Google-Anwendungen. Kalender- und Emailverwaltung funktionieren perfekt, mit dem Aufgabentool war ich aber schon seit langem unzufrieden. Jetzt habe ich mich bei RMT angemeldet und freue mich schon, es auszuprobieren.

    Als hilfreich habe ich außerdem empfunden, Einblicke in dein „Produktivitätssystem“ zu bekommen! Ich habe einige sehr interessante Anregungen bekommen. Nach dem ich GTD gelesen habe, habe ich erstmals eine @wait (waiting for) ToDo-Liste eingeführt (bei dir auf dem Screenshot zusehen). Ein simpler Maßnahme mit großer Wirkung 🙂

  • Sascha kommentierte:

    Ich habe mich auch ein wenig mit RTM auseinandergesetzt.

    Was mich ein wenig wundert, warum du nicht z.B. Toodledo verwendest, denn dort kann man die Aufgaben auch zeitlich planen. Damit würdest du den Umweg über den Kalender sparen. Oder sehe ich evtl. etwas nicht?

  • Lukas Pustina (Autor) kommentierte:

    Hallo Sascha,
    wichtig ist mir klarzustellen, dass jeder sein eigenes System entwickeln sollte. Ich versuche nur Anregungen zu geben: D.h. RTM ist für mich gut, Toodledo kann für andere besser sein.

    Ich habe Toodledo tatsächlich auch mal ausprobiert. Meines Erachtens versucht diese Software zu viel; es ist eine MS-Office ähnliche Eierlegendewollmilchsau. Ich nutze lieber einfache, leicht zu bedienende Werkzeuge. RTM kann man in wenigen Minuten verstehen. Zusätzlich empfand ich die Arbeit mit Toodledo zur stark auf Getting-Things-Done fokussiert. Ich nutze mein eigenes System und RTM pass sich mir an, wie es möchte.
    Wenn ich mich richtig erinnere, vergibt bzw. schätzt man für eine Aufgabe eine Bearbeitungsdauer und diese wird dann im Kalender eingeplant. Das geht grundsätzlich auch mit RTM. Für meine Arbeit bzw. Aufgaben hat sich jedoch gezeigt, dass die Dauer nur sehr schwer abzuschätzen ist. Deswegen verplante ich nur Slots, in denen ich an der Aufgabe arbeite.
    Sowohl Toodledo als auch RTM unterstützen nicht dir Rückkopplung von Kalendereinträgen, so dass man sie die Einträge im Kalender nicht verändern kann. Dies ist mir jedoch wichtig, wenn ich die Zeitslots auf Grund neuer Termine oder meiner Arbeitslaune umplanen möchte.
    Nutzt Du Toodledo und falls ja, wie kommst Du damit zurecht?

  • Sascha kommentierte:

    Hallo Lukas,

    ich habe eine zeitlang Toodledo verwendet. Ganz zufrieden war ich leider nicht.

    RTM ist sehr einfach und, wie du selbst schreibst, man kann es nutzen in der Form, die man möchte.

    Für mich leider alles nicht optimal. Ich nutze im Moment Outlook/iCal mehr schlecht als recht und trage alles als Termin ein.. Leider.. Da ich an zwei unterschiedlichen Systemen arbeite, ist es recht schwer einen vernünftigen Weg zu finden, die Daten synchron zu halten.

    Wichtig für mich ist auch, dass ich mit meinem Handy auf die Daten zugreifen kann und mich auch erinnert, wenn etwas ansteht. Und das geht nur über iCal/Outlook. Teilweise fällt mir was unterwegs ein, gebe es im Handy ein und habe die Daten am MacBook/Outlook sofort zur Hand..

    Mit RMT und Toodledo kann ich leider nur den Kalender abonnieren, kann dann nicht geändert werden.

    Falls du evtl. noch eine andere Idee hast, dann gerne her damit!

    Sascha

  • Lukas Pustina (Autor) kommentierte:

    Hallo Sascha,
    wie Du schon sagst, der einfach Zugriff überall und jederzeit ist entscheidend für ein funktionierendes Organisationssystem. Da RTM eine Webanwendung ist, kann man sie von beliebigen Web-fähigen Geräten aus nutzen. Seien es Windows-PCs, Macs oder Linux-Recher; gleiches gilt für moderne Smartphones. Wem auf mobilen Geräten die Web-Anwendung zu träge ist, kann mit der Pro-Version von RTM spezielle iPhone oder Android-Apps nutzen.
    Ich nutze RTM im Web auf meinen Rechnern zusammen mit der iPhone-App und bin sehr zufrieden. Die Synchronisation funktioniert ohne Probleme. Versuch es einfach mal

    PS Seit kurzer Zeit kann man die iPhone-App (wahrscheinlich auch die Android-App) auch ohne die Pro-Version nutzen, jedoch erlaubt sie dann die Synchronisation nur einmal am Tag.

  • Sascha kommentierte:

    Hi Lukas,
    da ich bis dato ein Palm Pre hatte (das letzte Woche endgültig den Geist aufgegeben hat), gab es nicht wirklich viele Möglichkeiten um auf Tools wie RTM oder Toodledo zuzugreifen. Nur über das Web bringt nicht allzu viel, denn ich bin recht viel unterwegs (In- und Ausland) und will dann auch erinnert werden, wenn etwas ansteht. Da ich Exchange nutze, wäre das die einzige Möglichkeit gewesen es über den Kalender oder über die Tasks zu realisieren, aber dafür müsste dann irgendwo ständig ein Rechner mit Outlook laufen, was nicht unbedingt sinnvoll wäre, mangels andere Sync-Möglichkeiten.
    Da aber das Pre nun das zeitliche gesegnet hat, wird es wohl an der Zeit mich wieder mit dem iPhone zu beschäftigen und werde mir die Tools dann mal genauer anschauen, wenn ich denn eines geliefert bekomme..
    Ich bin gerne bereit für vernünftige Tools/Apps zu zahlen, daher würde ich mir dann auch den Pro-Account gönnen.. 
     
    Sascha

  • Sascha kommentierte:

    ich habe mir ein paar Gedanken gemacht um RTM. Um die Tasks wie hier schön gegliedert anzeigen zu lassen habe ich mir eine Liste angelegt „sys“ um dort die Tags zu speichern.

    Unschön dabei ist allerdings, dass man unter „alle Aufgaben“ diese auch angezeigt bekommt, obwohl man das nicht möchte. Um das zu verhindern gibt es eine einfache Möglichkeit:

    In den Einstellungen der Listen den Eintrag „alle Aufgaben“ suchen und in die Suche „NOT list:sys“ eingeben, wobei „sys“ ersetzt werden muss durch die Liste, die Ihr angelegt habt. Danach hat man ein schöne Übersicht.

  • Christian kommentierte:

    Hallo,

    kann mich Lukas nur anschließen.

    Ich nutze auch die Kombination RTM und die iPhone-Pro-App.
    Alles läuft wie ich es mir vorstelle, auch wenns was kostet.

    Die free-iPhone-App macht nur einmal am Tag einen Sync, was mir nicht wirklich was bringt.

    Wie bereits gesagt wurde muss jeder seinen eigenen Weg finden, wie man seine Aufgaben verwaltet.

    Gruß
    Christian

  • Json kommentierte:

    Hi!

    Cooler Artikel und als Dank, klicke ich mal ein paar deiner Werbeeinblendungen an! 😉

    Greets

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