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ScanSnap, oder der papiertragende Überallelefant

28 Juli 2009 25 Kommentare

Die Erfindung des Buchdrucks durch Johannes Gutenberg um 1442 war eine Medienrevolution und veränderte die Welt. Die Alphabetisierung begann und damit die breite Bildung der Gesellschaft. Heute sehen viele Wissenschaftler Gutenbergs Erfindung als eine der wichtigsten der Menschheitsgeschichte.

Die Auslöser der nächsten großen Medienrevolution waren der Computer und das Internet. Auch diese beiden Erfindungen veränderten die Welt, konnten das Papier aber bisher nicht verdrängen. So verbrauchten wir in Deutschland 2007 pro Kopf ca. 256 kg Papier. Dennoch ist in Zeiten des Überallbüros Papier oft unpraktisch, denn es nimmt viel Platz weg und ist schwer zu transportieren.

S1500_PC_mini

Das Überallbüro erlaubt es, dort zu arbeiten, wo man kreativ ist, jedoch sind Papierdokumente an einen einzigen Ort gebunden. Wie man mit Evernote und dem handlichen Dokumentenscanner S1500 von Fujitsu auch unterwegs auf seine Papierdokumente zugreifen kann, zeigt dieser Artikel.

Nicht jedes Dokument muss ins Überallbüro.
Ein Großteil unserer Korrespondenz ist papierbasiert, aber nicht jede Korrespondenz muss immer im Zugriff sein — wie viele Deiner E-Mails liest Du mehr als einmal? Ich entscheide dies anhand einer einfachen Regel: Gehört ein Dokumenten zu einem offenen Vorgang oder werde ich es vermutlich noch mal unterwegs einsehen müssen, wird es digital eingepackt. Zum Beispiel digitalisiere ich Rechnungen für Garantiefälle oder Papierbestätigungen bei Online-Vorgängen wie dem Wechsel des Stromanbieters. So halte ich alle digitalen und analogen Informationen des Vorgangs an einer Stelle zusammen. Alles andere kommt in die üblichen Ablagen. Es kostest sonst zu viel Zeit und Speicherplatz jedes Dokument zu scannen.

ScanSnap_Manager_DockDie Digitalisierung muss einfach und schnell sein.
Wenn es zu lange dauert oder zu viel Interaktion erfordert, so verliere ich die Lust, mache Fehler und verzichte am Ende ganz darauf.

Der Fujitsu ScanSnap S1500 hat genau einen Knopf und er leuchtet blau — mehr nicht. Zum Starten des Scan-Vorgangs drückt man diesen Knopf. Über frei definierbare Profile der ScanSnap Software steuert man, was mit dem Scan geschehen soll. Man wählt sie leicht aus dem Menü der Taskbar (Windows) oder des Docks (Mac OS X). Diese Profile erlauben es, den Scan als JPEG-Einzelbilder, als PDF-Dokument mit mehreren Seiten und als indiziertes PDF-Dokument an beliebige Anwendungen weiterzugeben. Für die Indizierung nutzt die Software ein eigenes OCR-Modul zur Texterkennung. Damit kann man bereits sehr einfach durchsuchbare, digitale Kopien seiner Papierdokumente erstellen.

S1500_ScanntDer Scanner arbeitet sehr zuverlässig.
Er scannt ein 40 Seiten Dokument beidseitig in ca. 1 min. Dabei bereiten im vorher getackerte, gelochte sowie gefaltete und verknitterte Seiten kein Problem. Der Einzelblatteinzug verrichtet in allen Situationen ungestört seinen Dienst. Die OCR-Erkennung der 40 Seiten benötigt ca. 4:30.

Evernote_Merge

Das Ablegen der Dokumente im Überallbüro muss automatisch erfolgen.
Die digitalisierten Dokumente müssen überall abrufbar sein. Dafür nutze ich drei unterschiedliche Profile, die die Scans direkt an Evernote weitergeben. In der kostenlosen Standardversion von Evernote, werden nur JPEG-Bilder per Texterkennung untersucht. Sie genügt bei einseitigen Dokumente vollauf, jedoch wird ein mehrseitiges Dokument in viele Einzelbilder zerlegt.

Evernote_MergedDies ist aber nicht schlimm, da man über die Funktion „Merge“ Notizen zusammenlegen kann, so dass am Ende nur eine Notiz mit allen Bildern entsteht. Wichtig zu beachten ist, dass man die Notizen vor dem Zusammenlegen aufsteigend nach Datum sortiert, so dass die Reihenfolge erhalten bleibt. In der Premiumversion werden seit gestern (27.07.2009) auch gescannte PDF-Dokumente per OCR verschlagwortet, so dass die oben beschriebene Routine entfallen kann.

Egal wie Evernote verschlagwortet, die Ergebnisse stehen immer erst einige Minuten später zur Verfügung, da die digitalisierten Dokumente erst auf die Evernote-Server übertragen, dort per OCR untersucht und wieder zurück geladen werden müssen. Dennoch ist diese Methode praktischer, da ich die OCR-Erkennung der Scanner-Software überspringe und schneller weiterarbeiten kann.

Die Vertraulichkeit einiger Dokumente verbietet die Übertragung zu Internet-Diensten.
Dafür nutze ich ein spezielles Notizbuch in Evernote, dass nur lokal gespeichert wird. Dafür ist aber die OCR-Erkennung der Scanner-Software nötig.

Das Wiederfinden der Dokumente gestaltet sich Dank der zu jeder Zeit aufrufbaren Suchfunktion von Evernote sehr einfach.
Es genügt, aus einer beliebigen Anwendung den Hotkey zu drücken und die Suchmaske wird angezeigt und alle Dokumente können durchsucht werden.

Es gibt den Scanner sowohl in einer Windows als auch in einer Mac OS X Variante.
Technisch sind sie identisch, jedoch unterscheiden sie sich in der beigelegten, betriebssystemabhängigen Zusatzsoftware. Da die Windows Variante günstiger ist und alle notwendigen Treiber und Dienstprogramme inklusive Texterkennung für Mac OS X mitbringt, lohnt es sich als Mac Benutzer auf die Zusatzsoftware zu verzichten und die Windows Variante zu kaufen.

Preis bei Amazon: 438,90 Euro (Fujitsu ScanSnap S1500 für PC), 525,37 Euro (Fujitsu ScanSnap S1500m für Mac)

Link: Fujitsu ScanSnap S1500 (PC), Fujitsu ScanSnap S1500m (Mac), Evernote

Und Du? Wie gehst Du mit Papierdokumenten um? Welche Scanner und welche Software hilft Dir, wichtige Unterlagen zu digitalisieren? Lass die anderen Leser teilhaben und schreib einen Kommentar!

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25 Kommentare »

  • Felix kommentierte:

    Hört sich sehr interessant an, vorallem weil ich reale Papiere nur unter enormen Stresssituationen wiederfinde. Aber warum muss das Ding so teuer sein? Tut’s da nicht ein Standard-Scanner für 1/10 (!) des Preises?

  • Lukas Pustina kommentierte:

    Ein günstiger Standardscanner tut es auch. Insbesondere kann man mit Flachbettscannern auch Bücher, Zeitschriften etc. scannen.
    Der Dokumentenscanner spielt seinen Vorteil des duplexfähigen Einzelblatteinzugs erst bei stärkerem Einsatz aus. 40 Seiten beidseitig in weniger als 1 min zu scannen schafft man sonst nicht.
    Und nur wenn der Digitalisierungsprozess meinen Arbeitsablauf nicht stört bzw. nur kurz unterbricht, nutze ich es auch. Alles andere hat keinen Sinn, denn man wird nachlässig, macht Fehler bei Seitenwechsel und hört dann ganz auf.
    Dennoch ist auch ein Flachbettscanner für wichtige Dokumente der richtige Ansatz, um im Überallbüro arbeiten zu können.

  • Günstiger Dokumente scannen mit Fujitsu S1500 für PC - apfelquak kommentierte:

    […] ins Überallbüro mitnehmen kann, für den beschreibe ich im Artikel “ScanSnap, oder der papiertragende Überallelefant“ wie man das mit Evernote lösen kann. Gequakt von Lukas Pustina Abgelaicht in […]

  • Tscherno kommentierte:

    Hi,

    ich mach das schon etwas länger mit einem Vorgängermodell des Scansnap. Der unterstützt natürlich auch kein Twain aber auch kein OS X. Daher hab ich eine Windows-Kiste nur für den Zweck rumstehen. Da macht aber Abby Finereader eine tolle Texterkennung mit originalaussehendem PDF draus. Die werden dank Schwarzweiss nur um die 50kb pro Seite klein. Das ganze Synchronisier ich per Windows Live Sync (ehemals Foldershare) auf alle meine Kisten, und per Dropbox von da aus ins Netz. Klappt 1a.

  • Lukas Pustina kommentierte:

    Das klingt so, als hättest Du einige Tüftelei hinter Dir 🙂 Aber so lange es funktioniert … alle Achtung.
    Ich weiß natürlich nicht, welchen Scanner Du nutzt, aber ich habe bei meinen Recherchen gelesen, dass es für manche ScanSnap Scanner japanische Treiber gibt, die man nutzen kann.
    Warum nutzt Du denn Live Sync? Dropbox funktioniert auch unter Windows: Vielleicht sparst Du Dir so einen Schritt.

  • Nils kommentierte:

    Danke für den informativen Artikel!

    Ich nutze z.Zt. noch als Alternative zwischen dem Flachbettscanner und dem reinen Dokumentenscanner einen Multifunktionsdrucker von HP (Officejet 7210). Der ist zwar nicht ganz so fix, aber bis zu 20seitige Dokumente schafft der auch noch ganz gut (sogar doppelseitig) über seinen Dokumenteneinzug und kostete ich glaube vor 2 Jahren unter 200,- EUR als ich ihn anschaffte.

    Für mich wäre nochmal interessant wie voluminös die Scandateien bei dir werden und ob du weißt, ob der Scanvorgang beim Mac langsamer als unter Win ist?

    Ich habe nämlich mit dem HP die Erfahrung gemacht, dass ich komischerweise unter OSX mit der von HP bereitgestellten Software wesentlich länger für einen Scan benötige als unter Windows XP.

    Dann ist die Dateigröße der Dokumente, die ich mit der zum Gerät gehörenden Software gescannt habe wesentlich größer als wenn ich den Adobe Acrobat Reader benutzte (ich meine teilweise sogar um den Faktor 10).

  • Tscherno kommentierte:

    @Lukas LiveSync bzw. Foldershare gabs erstens schon länger und zweitens will ich nicht den Overheader, dass alles übers Internet hoch- und von jedem Rechner runtergeladen wird (sind doch vier Stück…). LiveSync macht die Synchronisation ja im lokalen Netz. Da besteht auch keine Grössenbeschränkung. Wichtigster Grund: Ich will nicht, dass alles bei Dropbox landet…

    Achja: Was natürlich noch einen Tick mehr „Killer-App“ in den Workflow gebracht hat war Yep auf OS X. Der kann die PDFs nämlich AUTOMATISCH einigermaßen sinnvoll taggen und in die Spotlight Kommentare schreiben. So finde ich auch ohne grosse Dateinamen oder Ordnerstruktur die meisten Dokumente in ein paar Sekunden.

  • Lukas Pustina kommentierte:

    @Nils Die Scangeschwindigkeit entspricht sehr genau den Herstellerangaben: 40 Seiten duplex pro min. Das ist auch, was ich selbst gemessen habe. Ich habe den Scanner nicht unter Windows ausprobiert, er wird da aber nicht schneller sein können.
    Die Dateigröße einer Amazon Rechnung ist ca. 400 KB — ich scanne mit hohen Auflösungen. Das schwarzweiße 40 Seiten PDF (s. Artikel) hat eine Größe von 8 MB; das entspricht (8 MB / 40) ungefähr 200 KB pro Seite.

    Wie zuverlässig ist Dein Einzelblatteinzug? Ich habe früher einen HP-Flachbettscanner mit Einzelblatteinzug genutzt und bei mehrseitigen, gefalteten Briefen häufig Ärger gehabt: Es wurden mehrere Seiten gleichzeitig eingezogen.

  • Wolfgang kommentierte:

    Hallo und Danke für den tollen Artikel.
    Meine Frage ist es möglich Dokumente zu scannen und automatisch
    zu meinem Server hochzuladen und in ein Verzeichnis xx oder xy zu legen??
    Die Sache mit Evernotes auf einem anderen Server ist mir zu unsicher.
    Für eine Antwort wäre ich Dankbar
    Wolfgang

  • Wolfgang kommentierte:

    Nachtrag!
    Habe ein Programm gefunden „NeatWorks“ damit kann man scannen hat auch OCR und das ganze verwalten.
    Weiss aber noch nicht ob man direkt auf den Server hochladen kann.
    Meine Anfrage in den USA ist noch nicht beantwortet.
    Ansonsten macht das Programm einen tollen Eindruck.

    Wolfgang

  • Lukas Pustina kommentierte:

    Hallo Wolfgang,
    das hängt von der Verbindung zu Deinem Server ab. Grundsätzlich kann die mitgelieferte Software von Fujitsu die Scans in einem beliebigen Verzeichnis ablegen; also auch auf einem Server. Am einfachsten klappt das mit Windows-Shares von einem Windows-Server oder einer zweiten Workstation bzw. einem Linux oder Mac OS X Computer mit aktivierten Samba-Dienst.

  • Leif kommentierte:

    Hallo Lukas,
    bist du schon auf Snow Leopard umgestiegen? Mich würde nämlich interessieren, ob das neue Update von Fujitsu auch mit dem S1500 funktioniert.

    Leif

  • Lukas Pustina kommentierte:

    Hallo Leif,
    ja, ich nutze Snow Leopard zusammen mit dem letzten Update von Fujitsu für den Scanner S1500. Es funktioniert ohne Probleme. Dies galt aber auch schon für die Leopard Version. Sie lief auch unter Snow Leopard, bis auf wenige Kleinigkeiten, stabil.

  • janzinho kommentierte:

    Hallo!

    Danke für den Artikel. Läuft der S1500 (also die Windows-Version) tatsächlich auch unter Mac? Sind die Treiber für Mac bei der Windows-Version tatsächlich dabei, wie du schreibst? Mit dem Vorgängermodel S510 ging das nicht bzw. nur mit ziemlich aufwändigen Tricks (jap. Treiber installieren etc.). Die Windows-Version des S510 lief also nicht unter Mac.

    Danke.

  • Lukas Pustina kommentierte:

    Hallo Janzinho,

    ja, die Mac OS X 10.5 Treiber und Software lagen meinem S1500 bei. Es gab keinerlei Schwierigkeiten den Scanner in Betrieb zu nehmen. Mittlerweile gibt es auch ein Treiber-Update für Mac OS X 10.6 Snow Leopard.

  • janzinho kommentierte:

    Besten Dank! 🙂 Ich werde das mal testen mit meinem Mac auf der Arbeit.

  • „Überallbüro – Arbeiten wo und wann ich es am besten kann“ auf karrierebibel.de – Jeden Tag mehr Erfolg! kommentierte:

    […] Hilfe einer sehr guten Schrifterkennung auch gescannte Dokumente durchsuchbar macht. Dank moderner Dokumenten-Scanner, die 40 Seiten pro Minute verarbeiten, ist diese Aufgabe schnell erledigt. Meistens mache ich dies […]

  • Andreas kommentierte:

    Hallo,

    gibt es Erkenntnisse, ob bei der Windows Version des S1500 immer noch die Mac Treiber bzw. Software mitgeliefert wird?

    Ich habe bei mehreren Händlern nachgefragt, die alle meinten es ist keinerlei Mac Software auf der DVD der Windowsversion.

    Auch auf einer englischsprachigen Seite habe ich einen Hinweis gefunden, das dies wohl nicht mehr mitgeliefert wird.

  • Lukas Pustina (Autor) kommentierte:

    Hallo Andreas,
    leider weiß ich, ob die Treiber immer noch beiliegen.
    Jedoch habe ich vor kurzer Zeit den neuen Scanner „S1300“ getestet. Auf dessen CD waren die Software sowohl für Windows als auch für Mac OS X — siehe http://ueberallbuero.de/2010/07/scansnap-oder-der-papiertragende-babyuberallelefant/

  • Andreas kommentierte:

    Hallo Lukas,

    ja, der S1300 wird offiziell auch für beide Systeme angeboten.

    Wenn ich Deinen Test richtig verstanden habe, ist der S1300 nur langsamer, jedoch qualitativ nicht schlechter?!

    Da auf meinem Schreibtisch nicht mehr viel Platz ist, wäre der S1300 fast noch besser.
    In meinem Home Office fällt auch nicht so viel an, außer bei der ersten Übernahme der alten Unterlagen.

  • Lukas Pustina (Autor) kommentierte:

    Hallo Andreas,
    ich habe sehr gern mit dem S1300 gearbeitet. Der einzige Nachteil ist, wie Du schon geschrieben hast, sein geringerer Durchsatz. Ansonsten kann ich das Gerät empfehlen.
    Falls Du Dich dafür entscheidest, berichte doch von Deinen Erfahrungen!

  • Andreas kommentierte:

    Hi,

    ich denke ich werde ihn heute mal bestellen. Ich habe in der Woche meist nicht mehr als 20 Dokumente und da spielt Zeit eine untergeordnete Rolle, solange es weitestgehend automatisch läuft.

    Ich werde berichten.

    Andreas

  • David kommentierte:

    Hallo,

    was hältst Du von OfficeDrop? Die haben auch ein ScanSnap und Evernote Integration. Mich würde Deine Erfahrung bzw. Meinung dazu interessieren.

    Viele Grüße
    Davivd

  • Lukas Pustina (Autor) kommentierte:

    Hallo David,
    es gibt einige Dienste in den USA, die Dokumente per Post entgegen nehmen und für Dich scannen. Ich weiß jedoch nicht, welche auch in Deutschland arbeiten.
    Ich kann mir vorstellen, dass bei sehr großen Papiermengen, diese Dienste die Arbeit erleichtern können. Aber man sollte daran denken, dass die „Round-trip-time“ recht hoch sein. Du musst das Dokument eintüten, verschicken, warten und kannst erst dann auf Dein gescanntes Dokument zu greifen.
    Für mich ist der Scanner zu hause ideal. Ich scanne alles notwendige einmal abends ein. Das reicht vollkommen und die Dokumente gehen wie bei OfficeScan auch automatisch zu Evernote in die Cloud.

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